Nhân sự cần làm gì khi xung đột nội bộ ảnh hưởng tới hiệu suất công việc? | Safe and Sound

Những mâu thuẫn không được kiểm soát có thể gây ra tâm lý căng thẳng, mệt mỏi, làm giảm động lực làm việc và hiệu suất công việc. Vì vậy, vai trò của bộ phận nhân sự (HR) trong việc giải quyết xung đột là vô cùng quan trọng. Nhân sự không chỉ cần phát hiện và xử lý vấn đề mà còn phải xây dựng một môi trường làm việc tích cực, giúp nhân viên cảm thấy an toàn và gắn kết hơn. Bài viết dưới đây sẽ giúp nhân sự hiểu rõ nguyên nhân, tác động của xung đột nội bộ và đưa ra cách giải quyết xung đột nội bộ một cách hiệu quả.

Ngô Thị Sáng | Thạc sĩ Tâm lý giáo dục học – Ứng dụng chăm sóc sức khỏe tinh thần  Safe and Sound

Viện Ứng Dụng Công Nghệ Y Tế

1. Nguyên nhân gây ra xung đột nội bộ trong doanh nghiệp

Trước khi tìm cách giải quyết xung đột, bộ phận nhân sự cần xác định nguồn gốc của vấn đề. Theo các chuyên gia tâm lý, một số nguyên nhân phổ biến dẫn đến xung đột nội bộ bao gồm:

1.1. Khác biệt trong quan điểm và phong cách làm việc

Ảnh 1: Khác biệt trong quan điểm và phong cách làm việc

Mỗi nhân viên đều có những trải nghiệm, kỹ năng và cách tiếp cận công việc khác nhau. Khi các quan điểm trái ngược nhau nhưng không có sự lắng nghe và tôn trọng lẫn nhau, xung đột có thể dễ dàng xảy ra. Ví dụ: Một nhân viên thích làm việc có kế hoạch chặt chẽ có thể cảm thấy khó chịu với đồng nghiệp làm việc ngẫu hứng, không theo quy trình cụ thể.

1.2. Truyền thông kém hiệu quả

Sự thiếu rõ ràng trong giao tiếp là một trong những nguyên nhân hàng đầu gây ra hiểu lầm và mâu thuẫn tại nơi làm việc. Khi thông tin không được truyền đạt đầy đủ hoặc bị diễn giải sai, nhân viên có thể cảm thấy tâm lý bị bỏ rơi, bị hiểu sai hoặc không được đánh giá đúng.

1.3. Cạnh tranh không lành mạnh giữa các cá nhân và phòng ban

Sự ganh đua trong công việc là cần thiết để thúc đẩy hiệu suất, nhưng nếu không được kiểm soát, nó có thể trở thành một yếu tố gây căng thẳng và mệt mỏi. Nhân viên có thể cảm thấy bị đe dọa khi đồng nghiệp có thành tích tốt hơn, dẫn đến thái độ tiêu cực, tâm lý đố kỵ hoặc thậm chí là hành vi thiếu chuyên nghiệp.

1.4. Thiếu sự công bằng và minh bạch trong quản lý

Khi nhân viên cảm thấy không được đối xử công bằng, đặc biệt trong việc đánh giá hiệu suất, tăng lương hoặc thăng tiến, theo các chuyên gia tâm lý họ dễ dàng mất niềm tin vào tổ chức. Điều này có thể làm nảy sinh các bất mãn ngầm, dẫn đến xung đột giữa nhân viên và quản lý.

2. Tác động của xung đột nội bộ đối với hiệu suất công việc

Xung đột không chỉ ảnh hưởng đến tâm lý cá nhân mà còn tác động tiêu cực đến toàn bộ tổ chức. Các chuyên gia tâm lý cho biết, một số hệ quả thường thấy bao gồm:

- Giảm động lực làm việc: Nhân viên trong trạng thái căng thẳng thường khó tập trung và không còn hứng thú với công việc.

Ảnh 2: Giảm động lực làm việc

- Giảm hiệu suất và năng suất lao động: Khi xung đột kéo dài, thời gian và năng lượng bị lãng phí vào các cuộc tranh cãi thay vì tập trung vào công việc chính.

- Tăng tỷ lệ nghỉ việc: Nếu nhân viên cảm thấy môi trường làm việc quá căng thẳng, mệt mỏi và không có cách giải quyết, họ sẽ dễ dàng có tâm lý rời bỏ công ty để tìm kiếm một môi trường làm việc tốt hơn.

- Ảnh hưởng đến tinh thần làm việc nhóm: Mâu thuẫn giữa các thành viên có thể phá vỡ sự hợp tác, khiến các dự án bị trì hoãn hoặc kém hiệu quả.

Do đó, bộ phận nhân sự cần chủ động can thiệp và áp dụng các chiến lược hợp lý để giảm thiểu tác động tiêu cực này.

3. Nhân sự cần làm gì để giải quyết xung đột nội bộ hiệu quả

3.1. Xác định và đánh giá mức độ xung đột

Theo các chuyên gia tâm lý, trước khi can thiệp, nhân sự cần đánh giá mức độ nghiêm trọng của xung đột để đưa ra phương án xử lý phù hợp. Một số câu hỏi quan trọng cần đặt ra:

- Xung đột này có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất làm việc không? Nếu mâu thuẫn chỉ là cá nhân nhưng không ảnh hưởng đến công việc, có thể khuyến khích các bên tự giải quyết. Tuy nhiên, nếu xung đột gây ra hậu quả như giảm năng suất, gián đoạn công việc hoặc làm mất tinh thần, tâm lý của cả đội nhóm, nhân sự cần vào cuộc ngay lập tức.

- Các bên liên quan có sẵn sàng giải quyết xung đột không? Một số mâu thuẫn có thể kéo dài vì một hoặc cả hai bên không sẵn lòng hợp tác. Nếu điều này xảy ra, nhân sự cần có cách tiếp cận khéo léo để thúc đẩy sự đối thoại và gỡ bỏ tâm lý phòng thủ của nhân viên.

- Xung đột đã kéo dài bao lâu và có dấu hiệu leo thang không? Nếu xung đột diễn ra trong một thời gian dài và có dấu hiệu leo thang (như tranh cãi gay gắt, thậm chí có hành vi tiêu cực như đổ lỗi, nói xấu đồng nghiệp), nhân sự cần xử lý ngay để tránh ảnh hưởng lớn hơn.

Sau khi đánh giá mức độ, nhân sự có thể lựa chọn cách tiếp cận phù hợp. Các chuyên gia tâm lý gợi ý, nếu mâu thuẫn nhỏ, nhân viên có thể tự giải quyết thông qua giao tiếp và thỏa hiệp. Nếu tình hình nghiêm trọng, nhân sự cần có sự can thiệp trung gian, thậm chí phải huy động sự tham gia của quản lý cấp cao hoặc chuyên gia tâm lý để giải quyết triệt để.

3.2. Tạo cơ hội đối thoại và lắng nghe chủ động

Ảnh 3: Tạo cơ hội đối thoại và lắng nghe chủ động

Theo các chuyên gia tâm lý, một trong những cách hiệu quả nhất để giải quyết xung đột là tạo ra không gian đối thoại cởi mở, nơi các bên có thể bày tỏ quan điểm của mình mà không sợ tâm lý bị phán xét.

Nhân sự có thể thực hiện theo các bước sau:

- Gặp riêng từng bên để hiểu rõ nguyên nhân: Trước khi tổ chức đối thoại chung, nhân sự nên lắng nghe từng cá nhân để hiểu được góc nhìn và cảm xúc của họ. Điều này giúp nhân sự xác định gốc rễ của vấn đề và tìm ra những điểm có thể hòa giải.

- Sắp xếp một cuộc họp trung gian có người dẫn dắt: Khi cả hai bên đã sẵn sàng, một cuộc họp chung nên được tổ chức với sự có mặt của nhân sự hoặc quản lý đóng vai trò điều phối. Các chuyên gia tâm lý cho biết, mục tiêu không phải để chỉ trích hay đổ lỗi, mà là để cùng nhau tìm giải pháp.

- Khuyến khích các bên lắng nghe nhau thay vì chỉ trích: Một trong những lý do khiến xung đột trở nên nghiêm trọng là vì các bên chỉ muốn bảo vệ quan điểm của mình mà không thực sự lắng nghe đối phương. Chuyên gia tâm lý gợi ý,nhân sự có thể hướng dẫn nhân viên sử dụng kỹ thuật lắng nghe chủ động, chẳng hạn như nhắc lại ý kiến của đối phương trước khi phản hồi, hoặc dùng câu hỏi mở để khuyến khích sự thấu hiểu.

Một cuộc đối thoại hiệu quả cần tập trung vào việc tìm giải pháp, thay vì xoáy vào lỗi lầm hay khác biệt cá nhân.

3.3. Đề xuất giải pháp đôi bên cùng có lợi

Sau khi tổ chức đối thoại, nhân sự cần đề xuất những giải pháp thực tế giúp hai bên đạt được sự đồng thuận. Một số hướng giải quyết có thể bao gồm:

- Nếu xung đột xuất phát từ hiểu lầm trong giao tiếp, nhân sự có thể tổ chức một buổi đào tạo về kỹ năng giao tiếp hiệu quả, giúp nhân viên hiểu cách truyền đạt và tiếp nhận thông tin tốt hơn.

- Nếu nguyên nhân là do áp lực, căng thẳng trong công việc, có thể điều chỉnh khối lượng công việc hoặc phân công lại nhiệm vụ sao cho hợp lý, giúp giảm tâm lý căng thẳng giữa các bên.

- Nếu xung đột liên quan đến đánh giá công việc và quyền lợi, nhân sự cần đảm bảo rằng các chính sách về lương thưởng, thăng tiến và đánh giá hiệu suất được thực hiện một cách minh bạch, công bằng.

Mục tiêu cuối cùng là tạo ra một giải pháp đôi bên cùng có lợi, giúp các bên có tâm lý cảm thấy thoải mái hơn trong công việc, từ đó khôi phục tinh thần, động lực làm việc và sự hợp tác nhóm.

3.4. Xây dựng văn hóa làm việc cởi mở và minh bạch

Xung đột nội bộ không thể bị loại bỏ hoàn toàn, nhưng nhân sự có thể giảm thiểu và ngăn ngừa bằng cách xây dựng một văn hóa làm việc lành mạnh. Theo các chuyên gia tâm lý, một số biện pháp quan trọng bao gồm:

- Tạo môi trường làm việc nơi nhân viên có thể góp ý và phản hồi mà không sợ tâm lý bị phán xét: Khi nhân viên cảm thấy ý kiến của mình được tôn trọng, họ sẽ có xu hướng giải quyết mâu thuẫn một cách chuyên nghiệp hơn, thay vì giữ trong lòng hoặc thể hiện bằng thái độ tiêu cực.

- Thiết lập quy trình giải quyết mâu thuẫn rõ ràng: Tổ chức nên có hướng dẫn cụ thể về cách xử lý xung đột, từ việc đối thoại nội bộ, tham gia tư vấn của nhân sự cho đến các bước can thiệp từ ban lãnh đạo nếu cần.

- Đào tạo nhân viên và quản lý về kỹ năng giải quyết xung đột: Nhân sự có thể tổ chức các khóa học về tư duy tích cực, giao tiếp hiệu quả và quản lý cảm xúc, căng thẳng, giúp nhân viên và quản lý có công cụ để tự giải quyết mâu thuẫn trước khi cần đến sự hỗ trợ từ nhân sự.

Giải pháp giúp doanh nghiệp tạo động lực làm việc và xây dựng văn hóa tổ chức bền vững

Tại Safe and Sound, chúng tôi không chỉ cung cấp dịch vụ tư vấn tâm lý cá nhân mà còn đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc tạo động lực làm việc cho nhân viên và xây dựng văn hóa tổ chức tích cực. Thông qua các workshop chuyên sâu về động lực làm việc, quản lý cảm xúc, giao tiếp nội bộ và sức khỏe tinh thần, chúng tôi giúp nhân viên của bạn cải thiện hiệu suất, gia tăng sự gắn kết và cảm thấy có ý nghĩa hơn với công việc.

Bên cạnh đó, Safe and Sound còn cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên biệt giúp doanh nghiệp thiết kế môi trường làm việc hỗ trợ sự phát triển cá nhân, xây dựng hệ thống khen thưởng hiệu quả và thúc đẩy một văn hóa doanh nghiệp bền vững.

Với sự phối hợp giữa Bác sĩ Tâm thần -  Chuyên gia tâm lý và ứng dụng Công nghệ trong chăm sóc sức khỏe tinh thần, dịch vụ tư vấn/tham vấn Safe and Sound tự hào tiên phong hỗ trợ bạn “Tự phát hiện sớm - Sơ cứu cảm xúc tức thời - Hỗ trợ đồng hành dài hạn”.

Nếu bạn nghi ngờ mình gặp vấn đề tâm lý, hoặc muốn biết thêm thông tin về dịch vụ tham vấn - tư vấn tâm lý, bạn có thể liên hệ tới HOTLINE 0964 778 911 (Điện thoại/Zalo, 24/7) để được giải đáp và hỗ trợ trong thời gian sớm nhất! 

CÁCH THỨC ĐẶT LỊCH HẸN tham vấn/tư vấn trực tuyến hoặc trực tiếp với chuyên gia

• Tại Fanpage Bác sĩ tâm lý SNS
• Hoặc tải và đặt lịch tham vấn trên ứng dụng Safe and Sound để quản lý và theo dõi lịch mọi lúc, mọi nơi 

Safe and Sound - thuộc Viện Ứng dụng Công nghệ Y tế (IMT)

Xem thêm:

- Cách thúc đẩy động lực nội tại của nhân viên, lãnh đạo cần biết

- 6 cách duy trì động lực trong công việc và cuộc sống

- Tăng động lực – tăng năng suất thông qua hooc-mon hạnh phúc